مدیریت گزارشات

 مدیریت گزارشات مجموعه ای از به کار گیری از هوش مالی می باشد که به سرپرستان کسب و کار ها این توانایی را خواهد داد تا با توجه به اطلاعات در تصمیم گیری ها موفق تر باشند. مدیریت گزارش ها با هدف آگاهی سازی مدیران از بخش های مختلف کسب و کار خود و کمک در انتخاب بهتر و به صورت آگاهانه تهیه می شود. در این قسمت باید از بخش های مختلف به صورت کلیدی اطلاعات دریافت شود و به صورت درک شده قابل توضیح باشد.  با مدیریت گزارشات میتوانید اطلاعات مالی و برنامه های عملیاتی در یک بازه زمانی مشخص را ارزش گذاری کرده و با بررسی نظرات و دیدگاه ها در تصمیم گیری ها توانمند خواهید بود، تا در جهت بهبود تصمیم گیری ها بهترین باشید.

 مزایای مدیریت گزارشات

• سنجش معیار های تجاری

می دانید برای رسیدن به موفقیت در کسب و کار خود باید روشی برای سنجش عملکرد خود نسبت به سایر رقبا و عملکرد گذشته خود داشته باشید پس مدیریت گزارشات در سنجش معیارهای تجاری، ارزیابی و نظارت بر عملکرد موثر خواهد بود.

• درک وضعیت کنونی

 مدیریت گزارشات معیارهای مناسبی به دست می آورید تا شکلی صحیح از پیشرفت و توسعه کسب و کار خود را به دست آورید. برای تنظیم روش های استراتژی خود می توانید آن را با سایر رقبا مقایسه کنید.

• تقویت تعاملات از دیگر مزایای مدیریت گزارشات

مدیریت گزارشات ارتباط بین سرمایه گذاران سازمان، مشتریان و کارکنان را ارتقا می‌دهد این گزارشات سبب تقویت ارتباطات در بین بخش ها و به طور کلی افزایش تعامل در کل شرکت خواهد شد.

• افزایش همکاری

یکی از نتایج مستقیم مدیریت گزارشات افزایش همکاری در بخش های متفاوت خواهد بود با اتحاد و همکاری افراد، رسیدن به اهداف مشترک ساده تر انجام شده و استعدادها و ابتکارات خاصی به وجود می آید که همه اینها سبب موفقیت در هدف های اصلی خواهد شد.

• بهبود انگیزه و مشارکت

مدیریت گزارشات سبب خواهد شد اطلاعات شرکت به راحتی قابل دسترسی بوده و این سبب افزایش عملکرد و توسعه کارکنان خواهد شد‌. وقتی کارکنان به شکل صحیح به کار خود می پردازند و شناخت کافی از آن پیدا می‌کنند، تمایل و انگیزه بیشتری برای ادامه روند خواهند داشت که این سبب افزایش بهره وری در شرکت خواهد شد.

• رشد پی درپی در کسب و کار

به طور کلی مدیریت گزارشات سبب بهبود در تصمیم گیری و بهره وری خواهد شد که ادامه همین روند سبب رشد پی در پی و ایجاد یک ثبات در کسب و کار خواهد شد اگر با گذشت زمان به سمت پیشرفت و توسعه حرکت کنید موفقیت خود در این راه را تثبیت خواهید کرد.

تکنیک های مدیریت گزارشات

 برای مدیریت گزارشات به بهترین شکل باید تکنیک های لازم در جهت تهیه گزارشات به دست آورید پس به مواردی از آن اشاره خواهیم کرد:

• تعیین اهداف تجاری

برای داشتن یک عملکرد مطلوب در مدیریت گزارشات باید در مورد عوامل اصلی و هدف خود نسبت به کسب و کارتان آگاهی لازم داشته باشید. زمانی که بدانید برای چه موضوعی گزارش تهیه می شود می‌توانید توجه لازم نسبت به عملکرد خود را بررسی کنید، پس برای تهیه گزارشات ابتدا چند هدف مشخص کنید.

• توجه به نظرات مشتریان

درمدیریت گزارشات یکی از روش‌های موثر در تهیه گزارشات توجه به تجزیه و تحلیل نظرات مشتریان خواهد بود از آنجا که مهمترین هدف هر سازمان تامین نیاز و ارائه خدمات به مشتریان خواهد بود، توجه به نظرات مشتری نقش موثری در پیشرفت و توسعه یک سازمان خواهد داشت نظرات مشتریان به گروه ها کمک خواهد کرد تا نسبت به عملکرد های صحیح و غلط خود اطلاعات کامل به دست آورده و با ارتقاء آنها ، بهتر ظاهر شوند.

• شفاف سازی در گزارشات

برای مدیریت گزارشات باید در نوشتن گزارشات اطلاعات صحیح و شفافی داشته باشید تا بررسی و مدیریت بهتری نسبت به داده ها صورت بگیرد و با خواندن آن به سادگی قابل درک و تجزیه باشد.

• تهیه گزارشات به صورت دیجیتالی

مهم ‌ترین تکنیک برای مدیریت گزارشات استفاده از گزارش هایی می باشد که به صورت دیجیتالی تهیه شده است. استفاده از نرم افزارها در جهت گزارش نویسی سبب می‌شود در کوتاه‌ ترین زمان نرم‌افزارها قابلیت بروز رسانی  گزارش ها را داشته باشد و در نهایت سبب بهینه سازی در هزینه ها و سریع تر شدن اعمال خواهد شد. این گزارشات می‌تواند تعاملی در بین افراد ایجاد کند و علاوه بر این ویژگی ها و تغییرات قابل تنظیم خواهد بود. این توانایی در این گزارشات وجود دارد که کارشناسان روی آن کار کرده و عملیات های لازم به صورت همزمان انجام شود. مدیران این بخش به راحتی توانایی تصمیم گیری را خواهند داشت و در نهایت یک تصویرسازی کلی از عملکرد صحیح بازاریابی نشان داده خواهد شد.

• ارتقا و توسعه در گزارشات

سیستم های موجود در تهیه گزارشات برای ارائه نظرات و مسیر هدف یابی طراحی شده اند برای افزایش ارزش در گزارشات و در نهایت مدیریت آنها باید با توجه به محیط اطراف گزارشات را ارتقا دهید. آسان ترین راه و بهترین روش برای انجام این کار، کار تیمی و اتحاد می باشد با استفاده از یک روند مشترک در مدیریت گزارشات شرکت شانس بیشتری برای انجام روندهایی خواهد داشت که سبب پیشرفت های بزرگ خواهد شد و سوددهی به بالاترین میزان خواهد رسید.

مهم ترین وظیفه مدیران و مدیریت گزارشات

مهمترین وظیفه مدیران هر کسب و کار تصمیم گیری صحیح می باشد. با رشد روز افزون فناوری اطلاعات و ارتباطات استفاده از روش های دیجیتالی برای کمک به تصمیم گیری بهتر رواج پیدا کرده که در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. سیستم مدیریت گزارشات یکی از رایج ترین نوع سیستم پشتیبانی از تصمیمات در سازمان می باشد. هدف از گزارش نویسی ارائه اطلاعات بر اساس داده های جمع آوری شده از بخش های مختلف می باشد با استفاده از یک سیستم منظم می توانید به آسانی مدیریت گزارشات را انجام دهید یک سیستم مدیریت گزارش شامل چند سامانه پردازش خواهد بود که اطلاعات را به صورت گزارشات ترکیبی ارائه می کند و نیازهای روزانه مدیران را برای تصمیم گیری های بهتر تامین خواهد کرد.

در نهایت به دلیل برآورده نشدن نیازهای اطلاعاتی مدیران به خاطر قسمت بندی سیستم پشتیبانی ، سیستم اطلاعات گزارشات را از هر بخش گرفته و در اختیار مدیران قرار می دهد تا تصمیم گیری های لازم توسط آنها انجام شود.

بهترین روش مدیریت گزارشات

برای آنکه بتوان گزارشات را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرد، باید از نرم افزارهای مدیریتی مثل نرم افزار CRM رکاما استفاده کرد. با استفاده از نرم افزار CRM رکاما می توان تمامی گزارشات موورد نیاز برای یک کسب و کار و سازمان را بدست آورید. برای مشاهده ی کامل امکانات به صفحه امکانات CRM مراجعه کنید.