استفاده از دستگاههای حضور و غیاب در سازمان‌ها به منظور مدیریت و ثبت صحیح ورود و خروج پرسنل امری ضروری است. با توجه به اهمیت امنیت و صحت داده های ثبت شده در دستگاه ساعت‌زنی به منظور محاسبه حقوق و دستمزد و کاهش هزینه های سازمانی انتخاب یک دستگاه مناسب را پر رنگ می‌کند. از گذشته های دور که برای ثبت تردد از دستگاه های ساعت‌زنی کارتریجی استفاده می‌شده تا به امروز که از انواع دستگاه های کارتی، اثر انگشت، تشخیص چهره و… امنیت داده های تردد پرسنل حائز اهمیت بوده است.
در سال‌های اخیر شاهد تمایل افراد به استفاده از دستگاههای احراز هویت بیومتریک هستیم که دارای سطح امنیت بالاتری هستند و این در حالی است که بسیاری از سازمان ها هنوز از دستگاه های ساعت زنی کارتی استفاده می‌کنند. اما چرا نباید دستگاه احراز هویت کارتی بخریم؟
هرچند استفاده از انواع دستگاه حضورغیاب با هر تکنولوژی ثبت تردد مزایا و معایبی دارد، اما در ادامه قصد داریم به مهترین مزایا و معایب استفاده از دستگاه کنترل تردد کارتی بپردازیم. پیش از هرچیز بدانیم که ساعت‌زنی مبتنی بر کارت به دو نوع تماسی و بدون تماس تبدیل می‌شوند.
مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی بدون تماس:
روش کار در حراز هویت با کارت به اینصورت بوده که ابتدا به هر پرسنل یک کارت اختصاص داده و در دستگاه تعریف می‌کنیم و حال به منظور ثبت تردد تنها کافی است که کارت به مدت چند ثانیه در مقابل سنسور تعبیه شده روی دستگاه قرار گیرد. بدیهی است در صورت مفقود شدن کارت و خرابی سنسور تشخیص کارت در صورت عدم تجهیز دستگاه به روش احراز هویت دیگر، عملا شناسایی انجام نمی‌گیرد.
یکی از مهمترین معایب استفاده از دستگاه حضور غیاب کارتی، امکان تقلب و به عبارتی دور زدن دستگاه حضور و غیاب است که در دستگاههای کارتی به وفور دیده می‌شود. به عنوان مثال یک کارمند با در اختیار داشتن کارت تردد همکار خود میتواند حتی در زمان عدم حضور وی برایش ثبت تردد بزند. تکنولوژی کارت‌های مورد استفاده در این دستگاه‌ها RFID یا مایفر(mifare) با قدرت ذخیره سازی تا یک کیلو بایت است که بر اساس طول موج و فرکانس تا فاصله 10 سانتی از دستگاه عمل می‌کنند.
معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی تماسی:
اولین نسل دستگاههای ساعت زنی کارتی مدل تماسی بودعه که به منظور ثبت تردد نیاز به تماس سطح کارت با سنسور دستگاه یا کشیده شدن کارت در اسلات تعبیه شده روی دستگاه است، روندی شبیه کشیدن کارت بانکی در دستگاه پوز دارد. معایب دستگاه کنترل تردد کارتی تماسی مانند نمونه بدون تماس بوده با این تفاوت که در نمونه‌های اسلاتی امکان خراب شدن دستگاه به دلیل استفاده مکرر از اسلات به مراتب بیشتر است.
کارت‌های مورد استفاده در این سبک از دستگاه‌ها دارای بارکد یا قطعه مغناطیسی بوده تا فرآیند تشخیص انجام گیرد. کارت‌های تماسی از کارت های بدون تماس هزینه بیشتری داشته و فرآیند احراز هویت را از طریق بارکد و نیروی مغناطیسی انجام می‌دهد.
همانطور که گفته شد خرابی کارت نیز از دیگر مواردی بوده که در ثبت تردد اخلال ایجاد می‌کند. دما و حرارت از مهمترین مواردی است که منجر به خرابی کارت تردد شده و باید در محیط مناسب نگهداری شود. عمده ترین دلیل در عدم استفاده از دستگاههای کارتی وابستگی به کارت برای احراز هویت است.
در صورت تمایل به خرید دستگاه حضور و غیاب کارتی، بهتر است نمونه‌ای را انتخاب کنید که از سایر روش‌های احراز هویت از جمله تشخیص چهره، اثر انگشت و … نیز پشتیبانی کند تا ر صورت بروز مشکل از سایر روش‌های احراز هویت برای ثبت تردد استفاده کنید. توجه داشته باشید که نوع دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده در سازمان شما هیچ تاثیری در انتخاب نرم‌افراز کنترل تردد مورد استفاده برای ثبت و پردازش رکورد تردد ندارد.
همچنین شما می‌توانید از تعریف کد به عنوان کد شناسایی برای احراز هویت استفاده نمایند. این کد میتواند کد پرسنلی، کد ملی و… بوده و کاملا یونیک باشد. در حال حاضر دستگاههای موجود در بازار از چندین روش احراز هویت استفاده می‌کنند و با از کار افتادن یکی از روش‌ها امکان استفاده از سایر روش‌ها میسر است.
چرا افراد تمایل به خرید دستگاه های حضور و غیاب کارتی دارند؟
یکی از مهمترین دلایل استقبال به خرید دستگاه ساعت زنی کارتی، قیمت پایین تر آنها نسبت به نمونه‌های بیومتریک است. در بسیاری از موارد به دلایل مختلف از جمله اهمیت داده های بیومتریک پرسنل نیاز به استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی بوده هرچند این روش احراز هویت در محیط‌های نظامی و امنیتی به هیچ عنوان مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
با توجه به مطالب گفته شده می‌توان گفت، استفاده از روش احراز هویت کارتی مناسب با سازمان های کوچک بوده که امکان مدیریت پرسنل میسر است. در این حالت نه تنها هزینه سربار برای مجموعه اتفاق نمی‌افتد بلکه با ثبت دقیق ساعات ورود و خروج پرسنل به مجموعه می‌توان جلوی هزینه‌های اضافی را گرفت.
از دیگر دلایل استفاده از دستگاه ساعت‌زنی کارتی، سهولت در استفاده از دستگاه بوده که بهترین گزینه برای مدارس و خانه سالمندان است. هر چند در دوران اپیدمی کرونا استفاده از دستگاه حضور غیاب کارتی بدون تماس از محبوبیت ویژه ای برخوردار شد که دلیل اصلی آن عدم تماس با دستگاه و عدم اجیاد اختلال در ثبت تردد به دلیل استفاده از ماسک است. «نانوتایم ارائه دهنده انواع دستگاه حضورغیاب، کنترل تردد و اکسس کنترل همراه با نرم افزار حضور و غیاب اختصاصی نسخه وب و اپلیکیشن اندروید، سفارشی سازی شده برای کسب و کار ایرانی»
