اما در خصوص اسناد همیشه یک پاشنه آشیل وجود دارد و آن موضوع “امنیت” است. امنیت فیزیکی و امنیت سایبری مسئله هایی است که وجود ضعف های بسیار در آن ها می تواند همه نوع سندی را تهدید کند.اصلاً فرقی نمی کند که اسناد شما توسط چه فرد یا نهادی و برای چه منظوری مورد دستبرد قرار گرفته است. به هر حال این موضوع می تواند از هر نظر خطرناک باشد. چون اساساً نشت داده ها موضوع خطرناکی است که باید جدی گرفته شود.
یکی از راه هایی مهمی که می توانید به واسطه آن جلوی نشت اطلاعات را بگیرید، اسکن اسناد و مدارکتان است. یعنی اگر هنوز سازمان شما تماماً دیجیتالی نشده یا همه فرآیندها بر بستر اداری انجام نمی شود، باید فکر به حال اتاق بایگانی و آن همه کاغذی که در آن دارید، بکنید. اسکنر HP محصولاتی عالی هستند که کیفیت آنها در جهان به اثبات رسیده است. از این رو HP در ابتدای لیست برندهای منتخب در تولید اسکنر جای می‌گیرد.
با برون سپاری کردن پروسه اسکن اسناد و مدارک در شرکتتان. برای این منظور می توانید با شرکت یگانه تماس بگیرید تا در اسرع وقت یک تیم کارشناسی را به مجموعه شما بفرستند تا نوع اسناد و مدارک و حجم آن را در سازمان شما بررسی کنند.
سپس زمان آغاز و پایان و روند اسکن اسناد و مدارک را برای شما شرح دهند تا بتوانید در سریع ترین زمان ممکن بایگانی فیزیکی خود را به یک بایگانی دیجیتالی تبدیل کنید.این مهم ترین مرحله در مراقبت کردن از محتوای اسناد و مدارک شماست که بخش مهمی از دارایی سازمانتان محسوب می شود.
مراقبت از اسناد و مدارک PDF شده
در مرحله بعد ازاسکن اسناد و مدارک، حالا تعداد زیادی فایل PDF وجود دارد که باید از دستبرد سایبری در امان باشند. خود این موضوع چالش دیگری است که نباید سرسری از آن گذشت.
ما برای این موضوع هم یک راه حل عالی داریم و آن استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد یگانه است. به ترتیب که کافی است بعد از پروسه اسکن و دیجیتال سازی اسناد، فایل های PDF شده را به نرم افزار بایگانی اسناد یگانه منتقل کنید.
افزایش راندمان
اصلی ترین عاملی که بسیاری از سازمان ها اسکن اسناد و دیجیتال سازی را انتخاب می کنند این است که اثر مستقیمی بر روی کارایی دارد. وافعیت این است که بایگانی و دسترسی به مدارک کاغذی کاری نسبتا سخت و زمان بر است. اسناد کاغذی به راحتی قابل آسیب و از بین رفتن هستند، حال آنکه ممکن است آن سند از بین رفته تنها نسخه ای از یک سند مهم باشد.
اسکن اسناد باعث افزایش بهره وری امور با استفاده از راه های مختلفی همچون: بایگانی، جستجو، بازیابی می شود. از آنجایی که پس از اسکن اسناد به صورت دیجیتالی می باشند، می توان به سرعت هرچه بیشتر به جستجو و مشاهده آن ها پرداخت.
پس از اسکن اسناد دیجیتالی در پوشه های امن ذخیره و رمزگذاری می شوند، حال آنکه در شبکه های بزرگ به راحتی می توان اسناد اسکن شده را از طریق شبکه ای ایمن در دسترس کاربران مورد نظر قرار داد و برای دسترسی، نیازی نیست تمام فایل ها بر روی هرکامپیوتر قرار داده شوند.
جستجو سندی خاص کسری زمان می برد؛ همه اسناد مورد نیاز، درست در مقابل شما، بر روی صفحه نمایش در دسترس هستند، خواندن، چاپ، ایمیل، به اشتراک گذاری و یا هر عمل دیگری به سرعت قابل انجام می باشند. این به معنی کاهش مراجعه کارکنان به واحد بایگانی،کمدهای ذخیره سازی و سایر مناطق نگه داری اوراق کاغذی است.
اسکن و دیجیتال سازی اسناد باعث می شود تمامی این امور در کمترین زمان ممکن به نتیجه رسیده، و کارمندان وقت بیشتری را برای انجام کارهای مهم تر داشته باشند، از آنجا که در سیستم مدیریت دیجتالی اسناد یا EDMS دیگر نیازی نیست حتی از میز کار خود جهت دسترس به اسناد بلند شوید، کارمندان رضایت کاری بیشتری نسبت به قبل دارند و همین عامل می تواند در افزایش بهره وری به شدت تاثیر گذار باشد.
جستجوی سریع
باید از تکنیک های پیشرفته ممنون بود،با استفاده از این تکنیک ها اسناد و مدارک را می توان به راحتی فهرست سازی کرد، تا در زمان جستجو براحتی قابل بازیابی باشند.این آیتم ها می تواند هرچیزی باشد، به عنوان مثال شماره مرجع یا نام مشتری و یا … .همچنین با استفاده از تکنولوژی OCR (تشخیص کاراکتر نوری) (در متون فارسی به صورت ضعیف تر) به راحتی می توان اسناد اسکن شده را به متن قابل جستجو تبدیل کرد، این امر باعث می شود به راحتی بتوان حتی درون سند به جستجو اطلاعاتی خاص پرداخت.
صرفه جویی شگفت انگیز در فضا کاری
بدیهی است که اسناد کاغذی جهت بایگانی به فضا نیاز دارند. در بسیاری از سازمان هایی که به اطلاعات مبتنی بر اسناد کاغذی خود تکیه می کنند، بایگانی این اطلاعات می تواند به یک مشکل بزرگ از نظر میزان اشغال فضای کاری تبدیل شوند. بهتر است خرید اسکنر را از فروشگاه های معتبر انجام دهید.
بسیاری از شرکت ها با رشد روز افزون و به طبع افزایش حجم اطلاعات با مشکل کمبود شدید فضای کار مواجه که در نهایت مجبور به کار در فضای کاری بسیار کمتری شدند؛این مسئله نه تنها برای کارمندان بسیار ناخوشایند است بلکه یک نقض بالقوه از سلامتی و ایمنی می باشد.
اگر شما تصمیم به مدیریت دیجیتالی اسناد، از طریق اسکن و دیجیتال سازی آن ها گرفتید، باید بدانید پس از اسکن تمام فضایی که قبلا توسط جعبه و قفسه های بایگانی گرفته شده بود را آزاد خواهید کرد. این فضای آزاد شده می توان فضای مورد نیاز برای پروژه های دیگر را فراهم کند و یا با دادن فضای کاری (اتاق مخصوص) خاص به کارکنان، آن ها بسیار خوشحال خواهید کرد. این تغییر می تواند در افزایش روحیه مثبت و رضایت کاری کارکنان و درنتیجه بهبود نرخ کاری آن ها بسیار موثر باشد.
همچنین در ادامه ما در مورد اینکه چگونه اسکن اسناد می تواند باعث کاهش هزینه های سازمان شما که در حال حاضر با استفاده از امکانات ذخیره سازی اسناد کاغذی انجام می پذیرد، صحبت کنیم.
ساماندهی و ایمنی بهتر
داشتن اسناد اسکن شده و دیجیتالی عملا ساماندهی بهتر و مرتب تر را برای شما به عنوان یک سازمان تضمین می کند. ما قبلا در مورد از دست دادن و یا از بین رفتن اسناد صحبت کردیم، اما اگر فقط یک نسخه از یک سند ویژه و مهم وجود داشته باشد و آن نیز به نحوی از بین رود چه پیش می آید؟ این مسئله را می توان با اسکن به طور کل به فراموشی سپرد.
با مدیریت دیجیتالی اسناد، شما می توانید کنترل کاملی بر روی اسناد خود داشته باشید و براحتی بفهمید که سندی خاص چه زمانی و بدست چه کسی ویرایش، حذف و … شده است. پس از دیجتال سازی براحتی قادر خواهید بود دسترسی های لازم را فقط به افراد خاص بدهید، مثلا قادر می توانید سندی را از دید گروهی از کاربران مخفی کنید یا بر روی سندهای مهم رمزگذاری نمائید و یا امکان حذف، ویرایش و … را فقط به افراد خاصی بدهید.
این یک واقعیت است که براحتی می توان هرچندبار که دوست داشته باشید از اسناد دیجیتال خود کپی تهیه کرده و بدون نگرانی از ازبین رفتن نسخه اصلی از آن ها استفاده کنید؛ همچنین می توان تنها با چند کلیک از فایل ها به صورت آنلاین و یا در هارد دیسک های مختلف کپی تهیه کرد، راحتی این مسئله باعث می شود که حتی فکر از دست دادن سندی خاص به خاطره ها سپرده شود.
صرفه جویی در هزینه
به غیر از موارد ذکر شده بالا اسکن و دیجیتال سازی نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه، بلکه به طور کل سبب تولید بیشتر در زمان کمتر می شود، اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد از طریق راه های بسیاری باعث صرفه جویی در هزینه شرکت ها می شود.
هزینه های نگهداری اسناد فیزیکی مانند هزینه فضا و تجهیزات بایگانی سنتی بسیار بالا است. اگر اسناد تنها در یک مرکز ذخیره سازی اسناد (سرور بایگانی) نگه داری شوند، می توان هزینه های صرفه جویی شده را برای دیگر کارها جهت رشد و پیشرفت شرکت ذخیره کرد.پس از اسکن اسناد می توان نسخه های کاغذی آن را دور ریخت که امر سبب می شود هزینه های بایگانی به صفر برسد.
همچنین باید به این مسئله نیز توجه داشت که دسترسی به بعضی از اسناد برای برخی شرکت ها و مراکز بزرگ امری زمان بر (از ۱تا ۴۸ ساعت) است که این زمان انتظار خود نیز به نوبه ای سبب ایجاد هزینه های مخفی می شود، با اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد از این هزینه های خاموش نیز خبری نخواهد بود.
کم هزینه
بسیاری از روش هایی که در حال حاضر جهت مدیریت و بایگانی اسناد به روش سنتی انجام می گیرد بسیار هزینه بر هستند، اغلب این هزینه ها به صورت هزینه های خاموشی هستند که به مرور زمان تاثیر خود را نشان می دهند، فرض کنید یک شرکت با چند صد کارمند دارید، کارمندان در حدود روزی ۳۰ هزار تومان حقوق دریافت می کنند
، حال تصور کنید هر کارمند تنها یک ساعت از ساعات کاری خود را صرف امور مربوط به بایگانی سنتی (گرفتن یک سند از بایگانی، جستجو یک سند خاص و …) کند، تنها با یک ضرب و تقسیم ساده می توان میزان هزینه صرف شده جهت این امور بدست می آید، با اسکن و مدیریت دیجیتالی تمامی این هزینه ها ازبین خواهد رفت. در راهنمای خرید اسکنر به معرفی مدل‌های متنوعی می‌پردازیم که هرکدام برای مصارف مختلفی کاربرد دارند
2-دسترسی داخلی به اسناد PDF را محدود کنید
بسیاری از شرکت ها و سازمان ها به کاربران خود اجازه می دهند تا در سرورهای اصلی فایل های مورد نیاز خود را جستجو کنند تا اسناد مورد نیازشان را در آن پیدا کنند.همین موضوع ثابت می کند که باید اسناد داخلی حساسی که در این آرشیوها موجود است را در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت کرد.این کار نه تنها از باز کردن اسناد ممنوعه توسط کارمندان غیرمجاز جلوگیری می کند، بلکه مانع از سرقت اطلاعات موجود در اسناد توسط متجاوزان می شود.
