ترخیص سریع و بی دردسر کالا: راهکارهایی که باید بدانید

 آیا تا حالا شده یه محموله مهم منتظر ترخیص بمونه و شما دست به کمر هاج و واج ندونید چیکار باید بکنید؟ من که خودم بارها این حس رو تجربه کردم. ترخیص کالا همون مرحله ای که خیلی ها ازش فراری ان مثل یه غول بی شاخ و دُم جلوی راهتون سبز میشه و اگه ندونید چطور باهاش دست و پنجه نرم کنید حسابی کلافه تون می کنه.

شاید فکر کنید ترخیص کالا فقط برای شرکت های بزرگ و تاجرای حرفه ایه ولی نه! اگه حتی یه بار هم شده بخواید یه بسته کوچیک از خارج از کشور وارد کنید یا یه کالایی رو به اون ور آب بفرستید سروکارتون به این مرحله می افته. من توی این سال ها که تو کار خرید و فروش اینترنتی و کوچیک تر کارای صادرات و واردات بودم کلی بالا و پایین رفتم تا بالاخره یه چیزایی دستگیرم شد. تو این مقاله می خوام تجربه های شخصیم رو باهاتون در میون بذارم هم جاهایی که موفق بودم و هم جاهایی که حسابی گند زدم! باور کنید تجربه های ناموفق خیلی بیشتر از موفقیت ها آدم رو آبدیده می کنه.

ترخیص کالا اصلاً یعنی چی؟

بذارید اول از همه یه تعریف ساده از ترخیص کالا بگم نه اون تعریف های قلمبه سلمبه ای که تو کتابا می خونید. به زبون خودمونی ترخیص کالا یعنی گرفتن مجوز ورود یا خروج یه کالا از کشور. یه جورایی مثل اینه که دارید از یه گیت بزرگ رد می شید و باید به نگهبانش ثابت کنید که اجازه دارید کالا رو با خودتون ببرید. این گیت همون گمرک خودمونه و نگهبانش هم همون مامورای گمرک.

حالا چرا این قدر دردسر داره؟ خب هر کشوری برای خودش یه سری قوانین و مقررات داره. دولت ها می خوان مطمئن بشن که کالاهایی که وارد یا خارج میشن قانونی هستن مالیاتشون پرداخت شده و به سلامت مردم و محیط زیست آسیب نمی زنن. برای همین یه پروسه پیچیده به اسم ترخیص کالا درست کردن که از صافی اون رد بشه.

مشکلات رایج ترخیص کالا 

اگه بخوام صادقانه بگم ترخیص کالا می تونه یه کابوس واقعی باشه مخصوصاً اگه بار اولتون باشه یا اطلاعات کافی نداشته باشید. من خودم اوایل کارم انقدر سر این قضیه حرص خوردم که نگو. بذارید چندتا از مشکلات رایج رو که خودم باهاشون دست و پنجه نرم کردم رو براتون بگم :

• کاغذبازی های دیوانه کننده : وای از دست این کاغذبازی ها! انگار هرچی سند و مدرک بیشتر جمع کنی باز هم یه چیز کم داری. اظهارنامه گمرکی فاکتور پکینگ لیست گواهی مبدأ مجوزهای قانونی… لیستش تمومی نداره. یه بار یادمه برای ترخیص یه محموله کوچیک قطعات کامپیوتر انقدر کاغذ جمع کردم که یه برج کاغذی درست شد!
• بروکراسی پیچیده و گیج کننده : گمرک یه سیستم خیلی بزرگ و پیچیده ست. هر بخشش یه قانون و مقررات خاص خودشو داره. تازه اگه یه کم و کسری تو مدارکتون باشه باید از این اتاق به اون اتاق از این باجه به اون باجه برید و دنبال رفع نقص بگردید. یه بار نزدیک بود وسط گمرک گم بشم!
• هزینه های غیرمنتظره : علاوه بر تعرفه های گمرکی و مالیات یه عالمه هزینه دیگه هم ممکنه سر راهتون سبز بشه. هزینه انبارداری هزینه کارشناسی هزینه آزمایشگاه هزینه دموراژ… این هزینه ها می تونن حسابی بودجه تون رو به هم بریزن. یه بار یادمه یه هزینه انبارداری انقدر زیاد شد که نزدیک بود کلاً بیخیال محموله بشم!
• تاخیرهای اعصاب خردکن : زمان تو کار تجارت خیلی مهمه. هر روز تاخیر تو ترخیص کالا یعنی ضرر و زیان. متاسفانه تاخیر تو گمرک خیلی رایجه. ممکنه به خاطر شلوغی گمرک نقص مدارک یا حتی اشتباهات انسانی ترخیص کالاهاتون روزها و حتی هفته ها طول بکشه. یه بار یه محموله مواد اولیه من انقدر دیر رسید که خط تولید کارخونه م چند روز خوابید.
• عدم شفافیت و اطلاعات ناکافی : خیلی وقتا اطلاعات کافی و شفاف در مورد مراحل ترخیص کالا و مدارک مورد نیاز وجود نداره. ممکنه مجبور بشید کلی وقت صرف کنید تا از این و اون سوال بپرسید و اطلاعات پراکنده رو جمع آوری کنید. یه بار یادمه برای پیدا کردن یه فرم خاص کلی اینترنت رو زیر و رو کردم و آخرش هم تو یه سایت پرت و پلا پیداش کردم!

تجربه های شخصی من: از زمین خوردن تا بلند شدن

حالا که یه کم با مشکلات ترخیص کالا آشنا شدید بذارید چندتا از تجربه های شخصیم رو براتون تعریف کنم. همون طور که گفتم هم تجربه های موفق داشتم و هم تجربه های خیلی خیلی ناموفق!

تجربه ناموفق اول : گیر افتادن تو هزارتوی کاغذبازی

اوایل کارم یه بار تصمیم گرفتم یه سری لوازم جانبی موبایل از چین وارد کنم. فکر می کردم خیلی راحته یه سری جنس می خرم و میارم دیگه چه کاری داره؟ ولی زهی خیال باطل! وقتی محموله رسید گمرک تازه فهمیدم چه اشتباهی کردم. هیچ اطلاعاتی در مورد مدارک مورد نیاز نداشتم اظهارنامه گمرکی رو بلد نبودم پر کنم و اصلاً نمی دونستم باید از کجا شروع کنم.

نتیجه ش چی شد؟ محموله م چند روز تو انبار گمرک خاک خورد کلی هزینه انبارداری بهش اضافه شد و آخر سر هم مجبور شدم با کلی التماس و خواهش و پرداخت یه هزینه اضافی یه کارگزار گمرکی پیدا کنم تا کارامو انجام بده. اون موقع بود که فهمیدم ترخیص کالا اصلاً شوخی نیست و باید حسابی براش آماده شد.

تجربه موفق دوم : استفاده از کارگزار گمرکی حرفه ای

بعد از اون تجربه تلخ تصمیم گرفتم دیگه هیچ وقت خودم شخصاً برای ترخیص کالا اقدام نکنم. یه کم تحقیق کردم و یه کارگزار گمرکی خوب پیدا کردم. کارگزار گمرکی همون کسیه که مثل یه وکیل براتون تو گمرک کار می کنه. اونا کلی تجربه دارن با قوانین و مقررات گمرکی آشنا هستن و می دونن چطور کارا رو سریع و بی دردسر انجام بدن.

این بار که یه محموله بزرگتر قطعات الکترونیکی وارد کردم کارا رو سپردم به کارگزار گمرکی. باور کنید انگار آب روی آتیش بود! کارگزار گمرکی تمام مدارک رو آماده کرد اظهارنامه رو پر کرد با گمرک هماهنگی کرد و ظرف چند روز محموله م ترخیص شد. هزینه ای که به کارگزار دادم در مقابل دردسر و زمانی که صرفه جویی کردم هیچی نبود. از اون موقع به بعد همیشه برای ترخیص کالاهام از کارگزار گمرکی استفاده می کنم.

تجربه ناموفق سوم : اشتباه در انتخاب HS Code

یه بار دیگه هم یه تجربه ناموفق داشتم که مربوط به HS Code می شد. HS Code یا کد تعرفه گمرکی یه کد بین المللیه که برای دسته بندی کالاها استفاده میشه. تعرفه گمرکی و قوانین مربوط به هر کالا بر اساس HS Code تعیین میشه. من اون موقع فکر می کردم خیلی زرنگم و می تونم با دستکاری HS Code تعرفه گمرکی رو کم کنم. ولی اشتباه بزرگی کردم.

وقتی محموله م به گمرک رسید کارشناس گمرک متوجه اشتباه من شد. نه تنها مجبور شدم تعرفه گمرکی واقعی رو پرداخت کنم بلکه یه جریمه سنگین هم بابت اظهار خلاف واقع بهم بستن! اونجا بود که فهمیدم صداقت و شفافیت تو کار گمرک از هر چیزی مهم تره و هیچ وقت نباید سعی کرد قانون رو دور بزنیم.

راه حل های عملی برای ترخیص بی دردسر 

خب حالا که کلی از تجربه های خودم براتون گفتم بذارید چندتا راه حل عملی و کاربردی رو هم باهاتون در میون بذارم که بهتون کمک کنه ترخیص کالاهاتون رو سریع تر و راحت تر انجام بدید :

1. آموزش و کسب اطلاعات : اولین و مهم ترین قدم کسب اطلاعات کافی در مورد ترخیص کالاست. قوانین و مقررات گمرکی رو یاد بگیرید با اصطلاحات تخصصی آشنا بشید و مراحل ترخیص کالا رو بشناسید. سایت گمرک ایران کتاب های راهنمای ترخیص کالا و دوره های آموزشی آنلاین منابع خوبی برای شروع هستن. هرچی اطلاعاتتون بیشتر باشه کمتر غافلگیر میشید.
2. استفاده از کارگزار گمرکی : همون طور که گفتم کارگزار گمرکی می تونه فرشته نجاتتون باشه مخصوصاً اگه تازه کار هستید یا وقت و حوصله سر و کله زدن با گمرک رو ندارید. یه کارگزار گمرکی حرفه ای و معتبر پیدا کنید و کاراتون رو بهش بسپارید. البته قبلش حتماً در مورد تعرفه ها و خدماتش خوب تحقیق کنید.
3. آماده سازی دقیق مدارک : مدارک مورد نیاز برای ترخیص کالا رو از قبل آماده کنید و مطمئن بشید که هیچ نقصی ندارن. اظهارنامه گمرکی فاکتور پکینگ لیست گواهی مبدأ مجوزهای قانونی و هر مدرک دیگه ای که لازم دارید رو به دقت بررسی کنید و مطمئن بشید که اطلاعاتشون با هم مطابقت داره. یه چک لیست درست کنید و قبل از ارسال مدارک همه چیز رو دوباره چک کنید.
4. انتخاب HS Code صحیح : انتخاب HS Code صحیح برای کالاهاتون خیلی خیلی مهمه. اگه HS Code رو اشتباه انتخاب کنید ممکنه تعرفه گمرکی رو اشتباه محاسبه کنید مجوزهای قانونی اشتباه بگیرید و حتی جریمه بشید. اگه مطمئن نیستید حتماً از یه کارشناس گمرکی کمک بگیرید. میتونید به سایت گمرک هم مراجعه کنید و از سیستم جستجوی HS Code استفاده کنید.
5. پرداخت به موقع هزینه ها : هزینه های گمرکی رو به موقع پرداخت کنید تا از تاخیر تو ترخیص کالا جلوگیری بشه. تعرفه های گمرکی مالیات هزینه انبارداری هزینه کارشناسی و هر هزینه دیگه ای که بهتون اعلام میشه رو سریعاً پرداخت کنید. پرداخت آنلاین معمولاً سریع ترین و راحت ترین راهه.
6. ارتباط موثر با گمرک : با مامورای گمرک با احترام و ادب برخورد کنید و سعی کنید ارتباط موثری باهاشون برقرار کنید. اگه سوالی دارید بپرسید و اگه مشکلی پیش اومد باهاشون در میون بذارید. همکاری و تعامل مثبت می تونه خیلی از مشکلات رو حل کنه.
7. پیگیری مداوم : بعد از ارسال مدارک و پرداخت هزینه ها ترخیص کالاهاتون رو به طور مداوم پیگیری کنید. از وضعیت پرونده تون باخبر باشید و اگه تاخیری پیش اومد سریعاً دلیلش رو جویا بشید و برای رفع مشکل اقدام کنید. پیگیری مداوم نشون میده که شما به کارتون اهمیت میدید و نمیذارید کارا معطل بمونه.
8. استفاده از سیستم های آنلاین گمرک : گمرک ایران یه سری سیستم های آنلاین راه انداخته که کار ترخیص کالا رو خیلی راحت تر کرده. سامانه جامع گمرکی یا سامانه EPL سامانه ارزش گذاری کالا… با استفاده از این سامانه ها می تونید اظهارنامه گمرکی رو آنلاین پر کنید مدارک رو آپلود کنید هزینه ها رو پرداخت کنید و وضعیت پرونده تون رو پیگیری کنید. اگه با این سامانه ها آشنا بشید خیلی از دردسراتون کم میشه.

اگه ترخیص کالا خیلی سخت بود چی؟

گاهی وقتا با وجود همه تلاش ها باز هم ترخیص کالا خیلی سخت و پیچیده میشه. تو اینجور مواقع شاید بهتر باشه به راه های جایگزین فکر کنید :

• استفاده از خدمات شرکت های حمل و نقل بین المللی : شرکت های حمل و نقل بین المللی مثل فورواردرها و کریرها خدمات ترخیص کالا رو هم ارائه میدن. این شرکت ها معمولاً تجربه و تخصص کافی تو این زمینه دارن و می تونن کار ترخیص رو به صورت Door-to-Door انجام بدن یعنی کالا رو از مبدأ تحویل بگیرن و درب منزل یا انبارتون تحویل بدن. البته هزینه شون ممکنه بیشتر باشه ولی در عوض دردسر کمتری دارید.
• استفاده از خدمات پست سریع بین المللی : شرکت های پست سریع بین المللی مثل DHL FedEx و TNT هم خدمات ترخیص کالا رو ارائه میدن مخصوصاً برای محموله های کوچیک و نمونه ها. این شرکت ها معمولاً ترخیص کالا رو خیلی سریع و راحت انجام میدن ولی هزینه شون از روش های دیگه بیشتره.
• ساده سازی کالاها : اگه کالاهایی که وارد می کنید خیلی پیچیده هستن و مجوزهای قانونی زیادی نیاز دارن شاید بهتر باشه کالاهاتون رو ساده تر کنید یا به کالاهای دیگه ای که ترخیصشون راحت تره فکر کنید. مثلاً اگه دارید ماشین آلات صنعتی وارد می کنید شاید بهتر باشه به جای ماشین آلات پیچیده ماشین آلات ساده تر و عمومی تر رو انتخاب کنید.

در آخر…

خب اگه بخوام یه جمع بندی کلی از تمام حرفایی که زدیم داشته باشم به این چندتا نکته کلیدی می رسم :

• ترخیص کالا یه مرحله مهم و اجتناب ناپذیر تو تجارت بین المللیه. نباید ازش ترسید ولی باید براش آماده بود.
• آموزش اطلاعات و برنامه ریزی دقیق کلید موفقیت تو ترخیص کالاست. هرچی بیشتر بدونید و بهتر برنامه ریزی کنید کمتر به مشکل می خورید.
• استفاده از کارگزار گمرکی حرفه ای می تونه کارتون رو خیلی راحت تر کنه. به شرطی که کارگزار درست رو انتخاب کنید.
• صداقت شفافیت و همکاری با گمرک از هر چیزی مهم تره. سعی نکنید قانون رو دور بزنید یا اطلاعات غلط بدید.
• همیشه راه های جایگزین وجود داره. اگه ترخیص کالا خیلی سخت بود به راه های دیگه مثل استفاده از شرکت های حمل و نقل بین المللی یا پست سریع فکر کنید.

یادتون باشه ترخیص کالا یه ماراتنه نه یه دوی سرعت. صبور باشید پشتکار داشته باشید و از اشتباهاتتون درس بگیرید. مطمئنم که با کمی تلاش و پشتکار می تونید از پسش بربیاید.