چگونگی مغایرت گیری بانکی و رفع اشتباهات
صورت مغایرت بانکی چیست و چرا اهمیت دارد؟
صورت مغایرت بانکی یک گزارش تطبیقی است که عدمتطابق بین دفاتر حسابداری شرکت و صورتحساب بانک را آشکار میکند. این صورت به صورت دورهای (مثلاً ماهانه یا هفتگی) تهیه میشود تا اطمینان حاصل شود که تمام دریافتها و پرداختهای ثبتشده در دفاتر شرکت با مبالغ منعکسشده در صورتحساب بانکی مطابقت دارند. این کار به مدیران و حسابرسان اطمینان میدهد که عملیات مالی به درستی ثبت شده و اشتباه یا سوءاستفادهای رخ نداده است. تهیه منظم صورت مغایرت بانکی ضمن افزایش دقت گزارشهای مالی، یک ابزار کنترلی مهم برای جلوگیری از تقلب و کشف خطاها محسوب میشود. حتی یکی از اسناد مهمی که حسابرسان و ممیزان مالیاتی از شرکتها مطالبه میکنند، همین گزارش صورت مغایرت بانکی است.
نکته: مغایرتگیری بانکی ممکن است فرآیندی وقتگیر و نیازمند تمرکز باشد، اما برای صحت اطلاعات مالی و بستن حسابها ضروری است. استفاده از ابزارهای کمکی مانند نرمافزارها یا قالبهای اکسل میتواند این کار را سریعتر و دقیقتر کند.
دلایل بروز مغایرت بین دفاتر و بانک (اقلام باز)
در صورت مغایرت بانکی، موارد اختلاف که به آنها اقلام باز گفته میشود شناسایی و فهرست میگردند. اقلام باز به دستههای مختلفی تقسیم میشوند که هر کدام بیانگر دلیل خاصی برای اختلاف بین دفاتر شرکت و بانک است:
- اقلام باز بدهکار دفاتر: مبالغی که در ستون بدهکار دفاتر شرکت ثبت شدهاند اما هنوز در صورتحساب بانک منعکس نشدهاند. این موارد معمولاً سپردههای بین راهی یا وجوه واریزی در راه هستند که شرکت در دفاتر خود ثبت کرده ولی بانک به دلیل تأخیر انتقال وجه، هنوز آنها را به حساب واریز نکرده است. در صورت مغایرت، چنین اقلامی را باید به مانده صورتحساب بانک اضافه کرد؛ زیرا بانک به زودی آنها را ثبت خواهد کرد.
- اقلام باز بستانکار دفاتر: مبالغی که در ستون بستانکار دفاتر شرکت ثبت شدهاند (معمولاً پرداختهای شرکت مثل صدور چک) اما هنوز از حساب بانک برداشت نشده یا در صورتحساب بانک منعکس نشدهاند. نمونه بارز آن چکهای معوق است؛ چکهایی که شرکت صادر و در دفاتر به عنوان برداشت ثبت کرده ولی گیرنده چک هنوز آن را به بانک تحویل نداده یا وجه آن وصول نشده است. این اقلام باید در صورت مغایرت از مانده صورتحساب بانک کسر شوند تا اثر برداشتهای انجامنشده را خنثی کنند.
- اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک: مبالغی که بانک در صورتحساب خود به عنوان برداشت (بدهکار) ثبت کرده اما شرکت هنوز آنها را در دفاتر خود وارد نکرده است. این موارد شامل هزینههای بانکی (کارمزدها، حقاشتراکها)، برداشتهای مستقیم بانک و همچنین چکهای لاوصول میشود. چک لاوصول چکی است که شرکت از مشتری دریافت و ابتدا در حساب بانک خود بستانکار کرده (فرض بر وصول)، اما بعداً مشخص شده که به دلیل عدم موجودی یا مشکلات دیگر وصول نشده است. اقلام بدهکار صورتحساب بانک که در دفاتر ثبت نشدهاند، باید از مانده دفاتر شرکت کسر شوند (چون بانک وجه را برداشته اما شرکت هنوز آن را به عنوان خرج در دفاتر منظور نکرده است).
- اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک: مبالغی که بانک در صورتحساب خود به عنوان بستانکار (واریز به نفع شرکت) ثبت کرده ولی شرکت هنوز از آنها مطلع نشده و در دفاتر خود ثبت نکرده است. نمونه بارز این حالت وجوه واریزی توسط دیگران (مشتریان) به حساب شرکت است که حسابداری شرکت از آن بیخبر بوده است. برای مثال، ممکن است مشتری بدهی خود را مستقیم به حساب بانکی شرکت واریز کند اما واحد حسابداری تا دریافت اطلاعیه بانک از این موضوع بیاطلاع بماند. این اقلام باید به مانده دفاتر شرکت اضافه شوند، زیرا بانک آنها را به حساب شرکت منظور کرده ولی در دفاتر شرکت هنوز درج نشدهاند.
- اشتباهات: علاوه بر اقلام باز، اشتباهات انسانی نیز میتواند موجب مغایرت شود. این اشتباهات ممکن است از جانب حسابدار شرکت (در ثبت اشتباه مبلغ، دوبار ثبت کردن یا فراموشی ثبت یک معامله) یا از جانب کارمند بانک باشد. هر چند اشتباهات بانکی به ندرت رخ میدهد، اما غیرممکن نیست و در صورت وقوع، باید شناسایی شده و به بانک اعلام گردد. اشتباهات حسابداری در دفاتر شرکت نیز باید به محض کشف تصحیح شوند.
به طور خلاصه، مهمترین دلایل اختلاف بین مانده بانک و مانده دفاتر عبارتاند از تأخیر زمانی در ثبت برخی تراکنشها (اقلام باز) و خطاهای انسانی. صورت مغایرت بانکی تمامی این موارد را شناسایی کرده و تاثیر هر یک را بر مانده حساب مشخص میکند.
روشهای تهیه صورت مغایرت بانکی
برای تهیه گزارش صورت مغایرت بانکی روشهای مختلفی وجود دارد که حسابداران بسته به رویه شرکت یا سلیقه خود از آن استفاده میکنند. سه روش رایج عبارتاند از:
- روش بر اساس مانده صورتحساب بانک: در این روش، صورت مغایرت را با نقطه شروع مانده پایان دوره حساب بانکی طبق صورتحساب بانک تهیه میکنند. سپس اقلام باز را به دو دسته اضافهشونده و کاهنده تفکیک کرده و به مانده بانک اعمال میکنند تا به مانده دفاتر برسند. به طور معمول اقلامی که به مانده بانک اضافه میشوند عبارتاند از وجوه بین راهی و واریزیهای ثبتنشده توسط بانک، و اقلامی که از مانده بانک کسر میشوند شامل چکهای معوق و هرگونه برداشت بانکی ثبتنشده در دفاتر (مثل کارمزدها یا چک لاوصول) هستند. با افزودن و کسر این موارد از مانده اولیه بانک، مانده تعدیلشده بانک به دست میآید که باید با مانده دفاتر برابر شود.
- روش بر اساس مانده دفاتر شرکت: در این روش، نقطه شروع مانده حساب بانک طبق دفاتر شرکت است. سپس اقلام باز را طوری اعمال میکنیم که مانده دفاتر به مانده صورتحساب بانک برسد. اقلامی که به مانده دفاتر اضافه میشوند معمولاً وجوهی هستند که بانک به حساب شرکت واریز کرده ولی در دفاتر ثبت نشدهاند (مانند واریزی مشتریان و سود حساب بانکی). در مقابل، اقلامی که از مانده دفاتر کسر میشوند مواردی هستند که بانک برداشت کرده ولی دفاتر از آن بیخبر بودهاند (مثل کارمزد بانک، چک برگشتی یا اسناد دریافتنی تنزیلشده). همچنین برای تطبیق کامل، باید چکهای معوق را نیز از مانده بانک کم کرده و سپردههای بین راهی را به آن اضافه نمود. پس از اعمال تمام این تعدیلات بر روی مانده دفاتر، رقم حاصل باید با مانده صورتحساب بانک مساوی شود.
- روش بر اساس مانده واقعی (مانده اصلاحشده): در این روش به جای شروع از یکی از دو مانده و رسیدن به دیگری، هر دو مانده دفتر و بانک به یک مانده واقعی مشترک تطبیق داده میشوند. بدین صورت که تمام اقلام باز بدهکار و بستانکار هر دو طرف شناسایی و به صورت دو ستون در گزارش نشان داده میشوند. برای مثال، در ستون مربوط به دفاتر شرکت، اقلامی مانند کارمزد بانک، چکهای برگشتی، اسناد تنزیلشده و واریزی دیگران را که قبلاً در دفاتر نبودند اضافه (یا از آن کسر) میکنیم؛ و در ستون مربوط به صورتحساب بانک نیز اقلامی چون چکهای معوق و وجوه بین راهی را به مانده بانک اضافه/کسر میکنیم. در نهایت هر دو ستون به یک مانده واقعی یکسان میرسند. این روش دید جامعی از تمام عوامل اختلاف ارائه میدهد و مشخص میکند اگر هم دفاتر و هم بانک به طور کامل بهروز شوند، مانده نهایی چه خواهد بود.
صرفنظر از روش مورد استفاده، خروجی همه آنها باید تأیید کند که پس از در نظر گرفتن تمام اقلام باز و اشتباهات، مانده حساب بانک در دفاتر = مانده حساب طبق صورتحساب بانک خواهد بود. به عبارت دیگر، هدف نهایی هر سه روش یکی است و انتخاب روش صرفاً شکل گزارشگری را تحت تأثیر قرار میدهد.
مراحل انجام مغایرتگیری بانکی (گامبهگام)
پس از آشنایی با دلایل مغایرتها و روشهای گزارشگری، نوبت به انجام عملی مغایرتگیری بانکی میرسد. این کار معمولاً در چند مرحله متوالی انجام میشود:
مرحله 1 – تطبیق اقلام دفاتر و صورتحساب بانک: ابتدا صورتحساب بانک (برای دوره مورد نظر) را در کنار دفاتر حساب بانکی شرکت قرار داده و تکتک تراکنشها را تطبیق میدهیم. تمامی اقلام موجود در ستون بدهکار دفاتر شرکت باید با اقلام ستون بستانکار صورتحساب بانک مطابقت داشته باشند و برعکس؛ یعنی هر پرداخت ثبتشده در دفاتر باید یک برداشت متناظر در صورتحساب بانک داشته باشد و هر دریافت ثبتشده در دفاتر باید معادل یک واریز در صورتحساب بانک باشد. در این مرحله معمولاً با علامت زدن (تیک زدن) تراکنشهای متناظر در دو لیست، اقلام منطبقشده مشخص میشوند. هر قلمی که در یکی بود اما در دیگری علامت نخورده باشد، یک قلم باز یا اختلاف بالقوه است که نیاز به بررسی دارد.
مرحله 2 – شناسایی اقلام باز دفاتر: پس از مطابقت اولیه، اقلامی که در دفاتر شرکت ثبت شدهاند اما در صورتحساب بانک وجود ندارند (اقلام باز دفاتر) را جدا میکنیم. این موارد شامل وجوه بین راهی (واریزهای ثبتشده در دفتر که بانک هنوز دریافت نکرده) یا چکهای پرداختی ارائهنشده به بانک و موارد مشابه است. در این مرحله دلایل هر قلم باز بررسی میشود تا مشخص شود آیا صرفاً تأخیر زمانی است یا اشتباه در ثبت رخ داده است. برای مثال اگر چکی مدتها پیش صادر شده اما هنوز وصول نشده، به عنوان چک معوق در نظر گرفته میشود. اقلام باز دفاتر در گزارش صورت مغایرت لیست میشوند تا در مراحل بعدی به حساب بانک اضافه/کسر گردند.
مرحله 3 – شناسایی اقلام باز صورتحساب بانک: سپس اقلامی که در صورتحساب بانک آمدهاند ولی در دفاتر شرکت ثبت نشدهاند استخراج میشوند. این موارد میتواند شامل کارمزدهای بانکی، وجوه برداشتشده توسط بانک، واریزی مستقیم توسط مشتریان یا هر تراکنشی باشد که بانک ثبت کرده اما واحد حسابداری خبر نداشته است. برای هر یک از این اقلام باید سند حسابداری (ثبت اصلاحی) در دفاتر شرکت صادر شود تا دفاتر بهروز شوند. به عنوان مثال، اگر بانک بابت صدور دستهچک مبلغی کارمزد کسر کرده و شرکت آن را ثبت نکرده، اکنون باید هزینه کارمزد بانک در دفاتر شناسایی و ثبت گردد؛ یا اگر مشتری بدهی خود را مستقیماً واریز کرده، دریافت وجه در دفاتر شرکت ثبت شود.
مرحله 4 – رسیدگی به اشتباهات و اصلاح آنها: در گام بعدی هرگونه اشتباه حسابداری شناساییشده در جریان مغایرتگیری باید اصلاح شود. اشتباه حسابداری ممکن است ثبت یک مبلغ نادرست در دفاتر، جابهجا شدن ارقام، حذف اشتباهی یک تراکنش یا هر نوع خطای دیگر باشد. این اشتباهات با انجام ثبتهای اصلاحی (مانند صدور سند اصلاح مبلغ اشتباه یا ثبت تراکنش فراموششده) برطرف میشوند. همچنین اگر طی بررسیها متوجه اشتباه بانک شوید (برای مثال بانک به اشتباه مبلغی را دوبار در حساب شما بدهکار کرده باشد)، این مورد را به بانک اطلاع دهید تا تصحیح گردد. اشتباهات بانک نیازی به صدور سند حسابداری در دفاتر شرکت ندارند؛ چرا که بانک معمولاً اشتباهات خود را در دورههای بعدی اصلاح میکند. در واقع شما منتظر میمانید تا بانک مورد را اصلاح کند یا با بانک مکاتبه میکنید تا تصحیح انجام شود و در این بین دفاتر خود را دستنخورده میگذارید (مگر اینکه تصمیم مدیریتی دیگری اتخاذ شود).
مرحله 5 – تهیه صورت مغایرت بانکی: پس از شناسایی همه اقلام باز و انجام اصلاحات لازم، حال باید گزارش صورت مغایرت بانکی را تهیه کنیم. در این گزارش معمولاً یکی از دو مانده (مانده دفاتر یا مانده بانک) به عنوان نقطه شروع نوشته میشود. سپس فهرست اقلام باز با توضیح اینکه هر کدام باید اضافه شود یا کسر شود آورده میشود و در انتها با اعمال این موارد، مانده تطبیقیافته محاسبه میگردد. این مانده تطبیقیافته باید برابر با مانده مقابل (دیگر طرف مغایرت) باشد که بدین ترتیب تطابق حاصل شده است. برای نمونه اگر صورت مغایرت را بر اساس مانده دفاتر تهیه میکنید، ابتدا مانده بانک طبق دفاتر را مینویسید؛ سپس اقلامی را که باید به آن اضافه شود (مثلاً وجوه بین راهی، واریزیهای ثبتنشده) فهرست میکنید و جمع میزنید؛ بعد اقلامی را که باید کسر شود (چکهای معوق، کارمزدها و …) میآورید و از جمع قبل کم میکنید. رقم نهایی را زیر گزارش به عنوان مانده مطابق بانک ذکر میکنید که باید دقیقاً برابر مانده صورتحساب بانک باشد. به این ترتیب، اختلافات شناسایی و صورتحساب بانک و دفاتر همدیگر را تأیید میکنند.
در پایان این مراحل، تمامی مغایرتها یا از طریق تعدیلات بانکی/دفتری برطرف شدهاند یا به صورت اقلام باز شناختهشده باقی میمانند تا در دوره بعدی پیگیری شوند. هر قلم باز باقیمانده (مثل چک معوق یا سپرده بین راهی که هنوز تحقق نیافته) در دورههای بعدی یا برطرف میشود یا همچنان در گزارشهای مغایرت آتی تکرار خواهد شد تا زمان رفع آن.
ثبتهای اصلاحی پس از تهیه صورت مغایرت بانکی
تهیه صورت مغایرت بانکی به خودی خود پایان کار نیست، بلکه اقدامات اصلاحی پس از آن از اهمیت زیادی برخوردار است. زمانی که مغایرتگیری انجام شد و مشخص گردید چه مواردی در دفاتر شرکت ثبت نشده یا اشتباه ثبت شده، حسابدار باید با صدور اسناد حسابداری لازم، دفاتر را اصلاح کند. مهمترین ثبتهای اصلاحی مرتبط با صورت مغایرت بانکی عبارتاند از:
- واریزیهای دیگران (واریزهای ثبتنشده به حساب شرکت): این موارد معمولاً مبالغی هستند که توسط اشخاص ثالث (مثلاً مشتریان) به حساب بانکی شرکت واریز شده ولی در زمان مغایرتگیری مشخص میشود در دفاتر شرکت ثبت نشدهاند. برای اصلاح دفاتر، باید این دریافتها شناسایی و ثبت شوند. ثبت عمومی به این صورت است که حساب بانک بدهکار و حساب مرتبط (مثلاً حسابهای دریافتنی مشتری یا حساب درآمد/بدهی مناسب) بستانکار میشود. به این ترتیب وجه واردشده به بانک در دفاتر نیز منعکس خواهد شد.
- هزینهها و کارمزدهای بانکی (برداشتهای بانکی ثبتنشده): این دسته شامل کارمزد خدمات بانکی، هزینههای انتقال وجه، حقاشتراکها یا هر مبلغی است که بانک از حساب شرکت کسر کرده اما شرکت قبلاً آن را در دفاتر منظور نکرده بود. پس از مغایرتگیری، این مبالغ باید به عنوان هزینه شناسایی شوند. ثبت اصلاحی معمولاً به این شکل است که حساب هزینههای بانکی بدهکار و حساب بانک بستانکار میشود تا کاهش موجودی بانک در دفاتر ثبت گردد. (اگر بانک اشتباهاً مبلغی را کسر کرده باشد، آن مورد جزو اشتباهات بانکی است و نیاز به ثبت ندارد، بلکه باید از بانک پیگیری شود.)
- چکهای لاوصول یا برگشتی: چکهایی که قبلاً به عنوان دریافتنی در دفاتر شرکت ثبت و حتی در حساب بانک منظور شده بودند ولی وصول نشدند (برگشت خوردند)، باید از حساب بانک در دفاتر خارج شوند و مجدداً به حساب مطالبات شرکت اضافه گردند. ثبت اصلاحی معمولاً به این صورت است که حساب بانک بستانکار (کاهش مییابد) و حساب اسناد دریافتنی/حسابهای دریافتنی بدهکار (افزایش مطالبات) میشود. بدین ترتیب اثر چک برگشتی در دفاتر اصلاح شده و مانده بانک واقعی میگردد.
- اشتباهات حسابداری: اگر در جریان مغایرتگیری متوجه شدید که یک اشتباه ثبت در دفاتر رخ داده (مثلاً یک مبلغ اشتباه درج شده یا جابجایی ارقام)، باید با یک ثبت اصلاحی آن را تصحیح کنید. نوع ثبت بستگی به ماهیت اشتباه دارد؛ برای مثال اگر مبلغ یک دریافت ۱۰۰ میلیون ریال اشتباهاً ۱۰ میلیون ریال ثبت شده بود، باید سند اصلاحی ۹۰ میلیون ریالی (بدهکار بانک / بستانکار حساب مرتبط) صادر شود تا مابهالتفاوت اصلاح گردد. یا اگر پرداختی در دفاتر فراموش شده، سند آن اکنون صادر شود (بدهکار حساب هزینه/بستانکار بانک). هدف این است که پس از اصلاحات، دفاتر شرکت گویی از ابتدا به درستی ثبت شده باشند.
پس از انجام تمامی ثبتهای اصلاحی فوق، مانده حساب بانک در دفاتر شرکت بهروز و واقعی خواهد شد و دیگر اختلافی با صورتحساب بانک نخواهد داشت (به جز اقلام باز زمانبندیشده مانند چکهای معوق که منتظر وصول در آینده هستند). بنابراین، مغایرتگیری بانکی نه تنها اختلافات را نشان میدهد، بلکه با ثبت اصلاحات، اشتباهات را برطرف کرده و دفاتر را تصحیح میکند. دفعه بعد که صورتحساب بانک دریافت میشود، اگر اقلام باز دوره قبل رفع شده باشند (مثلاً چک معوق وصول شده یا بانک اشتباه خود را اصلاح کرده باشد)، آن موارد دیگر در مغایرت جدید ظاهر نخواهند شد.
توجه: اشتباهات کارمندان بانک همانطور که گفته شد در دفاتر شرکت ثبت اصلاحی نمیخورند و بانک موظف است آنها را اصلاح کند. با این حال، مستندسازی و پیگیری این اشتباهات توسط حسابدار ضروری است تا بانک در اسرع وقت تصحیحات لازم را انجام دهد.
استفاده از Excel برای مغایرتگیری بانکی (قالبها و فرمولها)
انجام دستی مغایرتگیری بانکی به ویژه در شرکتهایی که تراکنشهای بانکی پرتعدادی دارند میتواند بسیار زمانبر باشد. خوشبختانه، با استفاده از نرمافزار Excel میتوان بخش بزرگی از این فرآیند را خودکار و سریعتر کرد. بسیاری از حسابداران برای صرفهجویی در وقت از فایلهای اکسل آماده صورت مغایرت بانکی استفاده میکنند که قبلاً فرمولنویسی شده و قالببندی شدهاند. در این بخش، به مزایا و روش استفاده از Excel در مغایرتگیری اشاره میکنیم:
- تطبیق خودکار اقلام با توابع اکسل: با وارد کردن لیست تراکنشهای بانک و دفاتر در دو شیت (یا ستون) مجزا، میتوان از توابعی مثل VLOOKUP یا MATCH برای جستجوی خودکار یک لیست در دیگری استفاده کرد. به عنوان مثال، با تابع VLOOKUP میتوان تعیین کرد که آیا شماره سند یا مبلغ مشخصی که در دفاتر آمده در صورتحساب بانک وجود دارد یا خیر. تابع MATCH نیز میتواند موقعیت یک آیتم را در لیست مقابل پیدا کند. این توابع به سرعت اقلام یکسان را در دو لیست تطبیق میدهند و اقلام ناموجود (عدم تطابق) را مشخص میکنند.
- هایلایت کردن اختلافات با فرمتدهی شرطی: Excel این امکان را دارد که با Conditional Formatting اقلام خاصی را به صورت خودکار برجسته کند. برای نمونه میتوان تنظیم کرد که سلولهایی که مقدارشان در لیست مقابل یافت نمیشود، با رنگ متفاوتی هایلایت شوند. بدین ترتیب پس از وارد کردن دادهها، تمام اقلام باز (مواردی که تیک نخوردهاند) بلافاصله به چشم میآیند. این کار خطای دید انسانی را کاهش داده و تضمین میکند هیچ مغایرتی از قلم نیفتد.
- شمارش و کنترل اقلام تکراری: ابزارهای دیگری مانند توابع COUNTIF/COUNTIFS در Excel به شما امکان میدهند تعداد وقوع یک مقدار خاص در یک محدوده را بشمارید. این قابلیت برای کنترل مواردی که چند بار ثبت شدهاند مفید است. مثلاً اگر یک مبلغ دو بار در صورتحساب بانک تکرار شده باشد اما در دفاتر یکبار آمده، COUNTIFS میتواند به شما هشدار دهد. یا اگر یک مبلغ مشابه چند بار در دفاتر وجود دارد (مثلاً چند چک با مبلغ یکسان)، این ابزارها در شناسایی چنین مواردی کمک میکنند.
- استفاده از قالبها و فرمهای آماده: به جای طراحی دستی فرمولها و قالببندی، میتوانید از فایل اکسل صورت مغایرت بانکی که قبلاً تهیه و تست شده استفاده کنید. این فایلها معمولاً دارای شیتهای از پیش آماده برای وارد کردن اطلاعات بانک و دفاتر هستند و فرمولهای لازم برای مطابقت و محاسبه ماندهها در آنها تعبیه شده است. برخی از این قالبها حتی امکان صدور گزارش نهایی صورت مغایرت به شکل مرتب را دارند. با دانلود فایل اکسل صورت مغایرت بانکی در قالب اکسل و استفاده از آن، مغایرتگیری به کاری سادهتر تبدیل میشود و نیاز به محاسبات دستی به حداقل میرسد. در واقع، یک فایل اکسل فرمولنویسیشده میتواند در عرض چند ثانیه اقلام باز را مشخص کرده و صورت مغایرت بانکی را تکمیل کند (چیزی که ممکن است به صورت دستی ساعتها وقت بگیرد).
- مزیت رقابتی فایلهای اکسل پیشرفته: همه فایلهای اکسل موجود در اینترنت کیفیت یکسانی ندارند. برخی ممکن است نیاز به ویرایش یا تنظیم مجدد فرمولها داشته باشند. اما فایلهای اکسل پیشرفتهتر و هوشمندتری نیز طراحی شدهاند که ۱۰۰٪ فرمولنویسی شده و کاربر تنها با وارد کردن خام اطلاعات خام خروجی نهایی را دریافت میکند. برای مثال، فایلهای هوشمندی وجود دارند که ترکیبی از مغایرتگیری بانکی، صندوق و تنخواه را در یک بسته ارائه میدهند و از لحاظ طراحی و فرمول، کامل و بدون خطا هستند. استفاده از چنین ابزارهایی باعث میشود مغایرتگیری به یک فرآیند روتین و کمزحمت تبدیل شود و تمرکز حسابدار به جای صرف وقت برای محاسبات مکانیکی، بیشتر روی تحلیل موارد اختلافی و رفع علتهای ریشهای آنها باشد.
در مجموع، بهکارگیری Excel در مغایرتگیری بانکی باعث افزایش سرعت، دقت و اثربخشی این فرآیند میشود. بسیاری از شرکتها اکنون مغایرتگیریهای خود را به کمک Excel یا نرمافزارهای حسابداری انجام میدهند، چرا که نتایج را قابل اتکاتر و گزارشها را استانداردتر میکند.
مغایرتگیری بانکی یکی از فعالیتهای حیاتی در واحد مالی هر شرکت است که صحت گردش وجوه نقد را تضمین میکند. با اجرای منظم صورت مغایرت بانکی، شرکتها میتوانند مطمئن شوند که تمام دریافتها و پرداختهایشان به درستی ثبت شده و هیچ اختلاف یا اشتباهی میان دفاتر و بانک باقی نمانده است. هرگونه اختلاف شناساییشده نیز یا ناشی از تأخیر در ثبت است که به موقع برطرف خواهد شد (اقلام باز)، یا ناشی از اشتباهات است که بلافاصله اصلاح میگردد. به این ترتیب، صورت مغایرت بانکی از بروز مشکلات بزرگتر (مانند اشتباه در صورتهای مالی، بدهیهای پرداختنشده یا کشف دیرهنگام سوءاستفادهها) جلوگیری میکند.
امروزه با در دسترس بودن قالبهای آماده Excel برای صورت مغایرت بانکی، این کار دشوار گذشته به فرآیندی نسبتاً سادهتر تبدیل شده است. توصیه میشود در پایان هر دوره مالی (یا حتی به صورت هفتگی در شرکتهای پرتراکنش) مغایرت بانکی تهیه و موارد اختلافی پیگیری شوند. این کار نه تنها دقت سیستم مالی شما را بالا میبرد بلکه اعتماد مدیران، سهامداران و بازرسان را نسبت به صحت گزارشهای مالی جلب خواهد کرد.
یک مغایرتگیری دقیق امروز، جلوی صدها مشکل پنهان فردا را خواهد گرفت. با استفاده از دانش حسابداری و ابزارهای مناسب، صورت مغایرت بانکی را به یک عادت مفید در سازمان خود تبدیل کنید.